Nộp thông báo trước Prior Notice

Trong lĩnh vực xuất khẩu thực phẩm vào thị trường Hoa Kỳ, Prior Notice (thông báo trước) là một thủ tục bắt buộc và cực kỳ quan trọng. Đây là một biện pháp giúp Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA) kiểm soát, bảo đảm an toàn vệ sinh thực phẩm và ngăn ngừa các nguy cơ tiềm ẩn đối với sức khỏe cộng đồng. Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng hoặc chậm trễ. Lô hàng có thể bị từ chối, giữ lại tại cảng hoặc thậm chí tiêu hủy.

Bài viết sau đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết nhất về Prior Notice. Giúp doanh nghiệp Việt Nam hiểu đúng – làm đúng – tiết kiệm thời gian và chi phí khi đưa sản phẩm vào thị trường Mỹ.

1. Quy định của FDA

Quy định về Prior Notice được nêu rõ trong Đạo luật chống khủng bố sinh học (Public Health Security and Bioterrorism Preparedness and Response Act of 2002) – viết tắt là Bioterrorism Act. Theo đó, mọi loại thực phẩm dành cho con người hoặc động vật. Nếu được nhập khẩu vào Mỹ, đều phải được khai báo trước (Prior Notice) với FDA trước khi hàng đến.

Mục tiêu chính của quy định này là bảo vệ chuỗi cung ứng thực phẩm tại Mỹ khỏi các mối đe dọa từ khủng bố sinh học, ô nhiễm, hoặc những hành vi vi phạm an toàn thực phẩm.

Theo thống kê của FDA, mỗi năm có hơn 15 triệu lô hàng thực phẩm nhập khẩu vào Hoa Kỳ. Và việc thực hiện đúng quy trình thông báo trước giúp rút ngắn thời gian kiểm tra và tăng hiệu quả xử lý tại các cảng.

2. Ai cần nộp thông báo trước (Prior Notice)?

Các tổ chức, cá nhân hoặc doanh nghiệp nằm trong các trường hợp sau bắt buộc phải thực hiện Prior Notice:

Điểm cần lưu ý: ngay cả khi lô hàng không có mục đích thương mại (ví dụ: dùng để trưng bày triển lãm, tặng quà, dùng cá nhân…). Nhưng nếu là thực phẩm thì vẫn phải khai báo thông báo trước.

Tham khảo thêm: Thử nghiệm Nutrition Facts_ Yêu cầu cần có trên nhãn thực phẩm tại thị trường Mỹ

3. Thời gian nộp Prior Notice

FDA quy định thời gian tối thiểu để nộp Prior Notice như sau:

• Đối với hàng vận chuyển bằng đường biển: ít nhất 8 giờ trước khi tàu cập cảng.
• Đối với hàng đường hàng không, đường bộ hoặc đường sắt: ít nhất 4 giờ trước khi đến biên giới Hoa Kỳ.
• Hàng gửi qua dịch vụ bưu chính/quốc tế (courier): ít nhất 2 giờ trước khi đến.

Quá trình nộp cần tính toán hợp lý để tránh bị trì hoãn hoặc trễ deadline. Vì nếu FDA không nhận được prior notice đúng hạn. Hàng hóa có thể bị tạm giữ tại cảng và không cho phép nhập cảnh.

4. Quy trình nộp thông báo trước (Prior Notice)

Việc nộp Prior Notice cần tuân thủ một quy trình rõ ràng để tránh thiếu sót thông tin. Gây ảnh hưởng đến tiến độ thông quan:

Bước 1: Chuẩn bị các thông tin cần thiết

Trước khi truy cập hệ thống của FDA. Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Bước 2: Vào trang nộp thông báo trước do FDA quy định

FDA cung cấp cổng thông tin Prior Notice System Interface (PNSI) tại địa chỉ: https://www.access.fda.gov.

Doanh nghiệp có thể gửi Thông báo trước (Prior Notice) cho các lô hàng thực phẩm nhập khẩu. Ngay cả khi chưa có tài khoản FDA Industry Systems, thông qua hệ thống PNSI. Tuy nhiên, cách này có nhược điểm là doanh nghiệp sẽ không thể quản lý tập trung các thông báo, xem lịch sử giao dịch một cách hệ thống, và liên kết thông tin với hồ sơ cơ sở (do cơ sở chưa được đăng ký). Gây khó khăn trong việc theo dõi và quản lý lâu dài. 

Để có tài khoản FDA Industry Systems – cổng chính để đăng nhập và quản lý các hoạt động với FDA một cách hiệu quả. Cách duy nhất là thông qua quá trình đăng ký cơ sở của doanh nghiệp với FDA. UCC Việt Nam có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc này, liên hệ ngay!

Bước 3: Điền các thông tin cần thiết theo yêu cầu của hệ thống

Bước 4: Kiểm tra lại và xác nhận nộp

Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ cấp một mã Confirmation Number. Đây là bằng chứng chứng minh rằng Prior Notice đã được nộp và cần cung cấp cho hãng vận chuyển hoặc đối tác nhập khẩu tại Mỹ.

5. Khi nào doanh nghiệp cần nộp một thông báo trước mới

Không phải mọi tình huống đều cần nộp lại Prior Notice. Nhưng nếu xảy ra một trong các thay đổi sau, doanh nghiệp cần lập lại thông báo mới:

Lưu ý: Nếu Prior Notice cũ không còn chính xác nhưng vẫn được sử dụng, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc từ chối nhập cảnh lô hàng.

Tham khảo thêm: Tư vấn nhãn thực phẩm theo quy định của FDA Hoa Kỳ

6. Dịch vụ nộp Prior Notice tại UCC Việt Nam

Hiểu được những khó khăn của doanh nghiệp Việt Nam khi tiếp cận các thủ tục liên quan đến FDA, UCC Việt Nam cung cấp dịch vụ nộp Prior Notice trọn gói, chính xác, đúng hạn.

Ưu điểm của dịch vụ tại UCC Việt Nam:

Chúng tôi đã hỗ trợ hơn 300 doanh nghiệp xuất khẩu thực phẩm vào Hoa Kỳ trong 3 năm qua. Giúp rút ngắn thời gian xử lý thông báo trước trung bình xuống còn 15 phút/lô hàng.

7. Kết luận

Prior Notice không chỉ là một thủ tục bắt buộc. Mà còn là “giấy thông hành” quan trọng để thực phẩm Việt Nam vào thị trường Mỹ một cách hợp pháp, suôn sẻ. Việc nắm rõ quy định, thực hiện đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và bảo vệ uy tín thương hiệu trong mắt đối tác quốc tế.

Nếu bạn còn băn khoăn về cách thực hiện hoặc cần người đồng hành đáng tin cậy. Hãy để UCC Việt Nam hỗ trợ bạn từ A đến Z với dịch vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng và chính xác.

Tham khảo thêm: FDA quản lý thực phẩm nhập khẩu như thế nào?

Câu hỏi thường gặp