Trong bối cảnh toàn cầu hóa và giao thương trên thị trường ngày càng phát triển. Thị trường Hoa Kỳ vẫn luôn là một trong những điểm đến tiềm năng cho các doanh nghiệp thực phẩm Việt Nam. Tuy nhiên, để tiếp cận thị trường này, các cơ sở sản xuất, chế biến thực phẩm bắt buộc phải tuân thủ các quy định khắt khe của Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA). Một trong những yêu cầu quan trọng nhất là việc đăng ký food facility và được cấp mã số FFR. Bài viết sau sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình đăng ký cơ sở thực phẩm, các mốc thời gian cần lưu ý và vai trò thiết yếu của mã FFR FDA trong quá trình xuất khẩu.
1. Mã số FFR là gì?
Mã số FFR (Food Facility Registration Number) là mã định danh do FDA cấp cho mỗi cơ sở sản xuất, chế biến, đóng gói hoặc lưu trữ các snr phẩm thực phẩm dành cho tiêu dùng tại Hoa Kỳ. Đây là bước đầu tiên và bắt buộc trong quá trình xuất khẩu thực phẩm vào thị trường Mỹ. Kể cả đối với doanh nghiệp ngoại quốc.
Theo quy định của Đạo luật An ninh Y tế và Sinh học Hoa Kỳ (Bioterrorism Act 2002). Mọi doanh nghiệp sản xuất thực phẩm dù là trong hay ngoài lãnh thổ Mỹ. Nếu tham gia vào chuỗi cung ứng thực phẩm tại Hoa Kỳ đều phải đăng ký với FDA. Doanh nghiệp không đăng ký hoặc đăng ký sai thông tin sẽ bị từ chối thông quan. Thậm chí có thể bị xử phạt hoặc cấm xuất khẩu.
Mỗi cơ sở được cấp một mã duy nhất gọi là mã FFR FDA. Dùng để theo dõi, truy xuất nguồn gốc và phục vụ công tác hậu kiểm khi cần.
2. Thời hạn của mã số Food Facility
Thời gian xác nhận lại thường bắt đầu từ 01/10 đến 31/12 của năm chẵn. Nếu doanh nghiệp không xác nhận đúng hạn. Mã FFR sẽ bị hủy tự động trong hệ thống FDA và mọi lô hàng có thể bị giữ lại tại cảng Hoa Kỳ.
3. Quy trình đăng ký mã FFR cho cơ sở thực phẩm
Quy trình đăng ký mã số FFR tuy không quá phức tạp. Nhưng đòi hỏi doanh nghiệp cần nắm rõ các bước và chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết. Quy trình đăng ký FFR cũng chính là quy trình đăng ký cơ sở thực phẩm với FDA. Doanh nghiệp cần:
Bước 1: Chuẩn bị thông tin cơ sở
- Tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, email (của người đại diện làm việc với FDA)
- Mô tả về loại hình hoạt động.
- Nhãn sản phẩm
- Danh sách sản phẩm thực phẩm.
- Tên và thông tin người đại diện tại Mỹ (U.S. Agent) — bắt buộc đối với cơ sở ngoài lãnh thổ Hoa Kỳ.
Nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ của UCC Việt Nam. Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp các thông tin trên. Sau 7-10 ngày, UCC sẽ gửi doanh nghiệp mã số FFR để có thể xuất khẩu. Kèm theo đó là chứng nhận được cấp gửi US Agent. Xác minh rằng doanh nghiệp đã đăng ký thành công chứng nhận FDA thực phẩm tại UCC Việt Nam.
Bước 2: Truy cập hệ thống FURLS
FDA sử dụng hệ thống FIS để doanh nghiệp thực hiện đăng ký trực tuyến. Doanh nghiệp cần tạo tài khoản, khai báo thông tin và nộp đơn đăng ký mã FFR tại đây.
Bước 3: Cung cấp mã xác nhận từ U.S. Agent
Với các cơ sở nước ngoài, FDA yêu cầu phải có đại diện tại Mỹ. Người này cần xác nhận rằng họ đồng ý đại diện cho cơ sở. Thư xác nhận (confirmation) từ U.S. Agent là điều kiện bắt buộc để hoàn tất hồ sơ.
Bước 4: Nhận Food Facility Registration Number
Sau khi FDA xác nhận thông tin hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp một mã số FFR FDA. Mã này sẽ dùng trong tất cả các hoạt động xuất khẩu, đăng ký sản phẩm, khai báo lô hàng về sau.
Đăng ký mã FFR không có phí nộp hồ sơ. Tuy nhiên, chi phí có thể phát sinh từ việc thuê đơn vị đại diện, tư vấn hoặc hỗ trợ thủ tục chuyên môn. Doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với các chuyên gia của UCC Việt Nam để có thể nhận được báo giá cụ thể.
Kể từ năm 2020, FDA yêu cầu cung cấp Mã định danh cơ sở duy nhất (Mã định danh cơ sở duy nhất – UFI). Hiện tại là số DUNS do Dun & Bradstreet cấp. Nếu số DUNS không khớp với cơ sở dữ liệu địa chỉ, thì việc đăng ký có thể bị hủy bỏ. Điều này đã được FDA tăng cường kiểm tra từ năm 2023.
4. Đăng ký mã FFR (Food Facility) ở đâu?
Đăng ký FFR được thực hiện trực tuyến qua hệ thống FIS của FDA tại www.access.fda.gov. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ về hồ sơ. Nhiều doanh nghiệp đã chọn hợp tác với các đơn vị chuyên nghiệp như UCC Việt Nam. Nơi có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn chứng nhận xuất khẩu.
Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ tại UCC Việt Nam
Theo thống kê của UCC Việt Nam năm 2023. Hơn 320 doanh nghiệp thực phẩm trong và ngoài nước đã hoàn tất đăng ký cơ sở thực phẩm thông qua đơn vị, với tỷ lệ phê duyệt lần đầu lên tới 97,6%. Đây là con số đáng khích lệ và phản ánh năng lực chuyên môn trong việc hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường Mỹ.
5. Tổng kết
Việc đăng ký food facility và sở hữu mã số FFR là điều kiện bắt buộc và thiết yếu với mọi doanh nghiệp mong muốn đưa sản phẩm thực phẩm vào thị trường Mỹ. Đây là bước quan trọng, khẳng định chất lượng và độ tin cậy của doanh nghiệp trong mắt đối tác quốc tế.
Tuy nhiên, để quá trình đăng ký cơ sở thực phẩm được thuận lợi, nhanh chóng và hạn chế sai sót. Doanh nghiệp nên lựa chọn những đơn vị tư vấn uy tín, hiểu rõ quy trình, nắm vững luật Mỹ và có kinh nghiệm thực tế.
UCC Việt Nam tự hào là đối tác tin cậy trong lĩnh vực tư vấn và hỗ trợ đăng ký mã FFR FDA. Cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp Việt chinh phục thị trường xuất khẩu đầy tiềm năng và nhiều thách thức như Hoa Kỳ.
Câu hỏi thường gặp
- FFR là mã số đăng ký cơ sở với FDA.
- DUNS (Data Universal Numbering System) là mã định danh doanh nghiệp toàn cầu do Dun & Bradstreet cấp.
Từ năm 2021, FDA yêu cầu mọi cơ sở đăng ký FFR phải có mã DUNS để xác minh danh tính. Vì vậy, hai mã này đi đôi với nhau và đều bắt buộc khi đăng ký hoặc gia hạn FFR.
Không, mã FFR là đăng ký cho cơ sở, không phải từng sản phẩm. Nhưng cần liệt kê danh mục sản phẩm trong hồ sơ đăng ký.
Có. Doanh nghiệp có thể chỉnh sửa thông tin bất kỳ lúc nào nếu có thay đổi, ví dụ:
- Địa chỉ cơ sở
- Danh mục thực phẩm sản xuất
- U.S. Agent
Tuy nhiên, việc cập nhật phải được thực hiện trong vòng 60 ngày kể từ khi có thay đổi, nếu không cơ sở có thể bị cảnh báo hoặc vô hiệu hóa mã FFR.
